Case Studies

 

Quiminova Quiminova - Química Industrial e Agrícola, Lda.
 

O contexto e a necessidade

Em termos organizacionais a Quiminova está estruturada em seis departamentos, cada um deles dedicado a diferentes tipos de produto, a saber:

  1. Plásticos;
  2. Compostos para Plásticos Corantes;
  3. Borrachas, tintas, colas, vernizes e químicos;
  4. Chapas de plástico;
  5. Equipamentos para lavandarias e limpeza a seco;
  6. Alimentação animal.

 

Por um lado, esta vasta gama de produtos - cerca de 5 mil artigos oriundos dos seis departamentos - pressupõe uma grande complexidade comercial com a qual é preciso lidar convenientemente. Por outro, acrescendo a essa complexidade, é importante referir que a empresa tem as suas atividades dispersas pelo país, nomeadamente pela região de Lisboa e Porto. Assim, devido ao número de artigos comercializados e à sua dimensão verdadeiramente nacional, a Quiminova sentiu necessidade de se descentralizar e de obter uma maior mobilidade por parte da sua força de trabalho, em concreto a sua equipa de vendedores.

 

A empresa necessitava que os seus vendedores pudessem conectar-se ao sistema central a partir de qualquer local, de modo a terem acesso a informação permanentemente atualizada (nomeadamente em relação à descrição de produtos, estado das encomendas, disponibilidade de stocks, informações sobre a conta corrente de clientes, faturação, recebimentos, etc.) sem que para isso se vissem obrigados a deslocar-se ao escritório.

 

Embora a Quiminova já possuísse uma implementação do Decisor e por esse motivo a sua rede interna já permitisse o acesso, a partir de qualquer sucursal, ao sistema central (quem utiliza o ERP Decisor nas instalações físicas da empresa trabalha sempre no sistema central, quer seja em Lisboa ou no Porto), a real necessidade da empresa consistia nas conexões relativas aos seus vendedores enquanto utilizadores móveis que trabalham normalmente no exterior e efetuam visitas a clientes em todo o país.

 

A solução

Através do Portal Empresarial Decisor Web a Quiminova pôde autonomizar e dinamizar a sua rede de vendedores, fornecendo-lhes informação atualizada e imediata em qualquer ponto do país onde estes se encontrassem, sem necessidade de se deslocarem ao escritório. O esquema geral da solução é muito simples: O servidor central (onde se encontra o ERP Decisor) dialoga a intervalos regulares com o Portal Empresarial Decisor Web, estabelecendo-se uma troca de informação entre os dois. Os utilizadores internos ligam-se diretamente ao servidor, ao passo que os utilizadores externos (os vendedores) se ligam ao Portal via Internet, onde vão buscar informação e onde depositam informação relativamente às vendas que efetuam. O acesso ao portal pode ser efetuado a partir de qualquer ponto do território nacional (desde que tenha cobertura de comunicações móveis 3G). A partir de outros países o acesso ao portal é igualmente possível através de qualquer ponto de acesso à Internet. Note-se também que cada utilizador/vendedor só tem acesso à informação que lhe diz respeito e que foi definida como sendo relevante para a sua atividade.      

 

Vantagens do Decisor Web para a Quiminova

  • Aumento da autonomia dos vendedores e acesso permanente a informação atualizada independentemente do local onde se encontrem;
  • Aumento da eficiência e da eficácia da força de trabalho, pois o vendedor tem acesso a informação atualizada de armazém (disponibilidade de produtos) e de cliente (uma espécie de conta corrente do mesmo);
  • Aumento da Produtividade, pois os vendedores não necessitam de perder tempo com deslocações à empresa, podendo aproveitá-lo para mais visitas a clientes;
  • Melhoria da relação negocial com os clientes (com informação atualizada os vendedores podem preparar melhor e com mais antecedência as visitas aos clientes);
  • Maior racionalização dos circuitos de vendas, uma vez que os vendedores não precisam de interromper os seus circuitos normais de visitas a clientes para irem ao escritório atualizar a informação (carregar e descarregar dados);
  • Maior fiabilidade da informação. Seguindo os mecanismos tradicionais, os vendedores tomariam nota das encomendas para as entregar no dia seguinte, ou mais tarde no escritório para outra pessoa as introduzir no sistema central. Este processo, além de ser propício a erros, era moroso. Com os computadores móveis e o Portal Empresarial Decisor Web, a encomenda é feita pelo próprio vendedor via Internet, depositada no Portal e comunicada em seguida por este ao servidor central;
  • Maior agilização de processos e rapidez operacional. O facto de o vendedor comunicar logo a informação ao servidor central via Portal permite eliminar potenciais erros e evitar trabalho repetido (dispensando outros intervenientes no processo de inserção de dados). Se considerarmos que a informação de vendas pode mexer com os processos de importação, fabrico, armazenamento, etc., é mais fácil compreender os ganhos de tempo na disponibilidade quase imediata da informação.

 

Razões para a escolha do Decisor

Na medida em que a Quiminova já se servia do ERP Decisor e estava bastante satisfeita com o seu desempenho geral na empresa, quando soube que estava a ser desenvolvido um novo componente deste sistema designado por Portal Empresarial Decisor Web, procurou obter mais informações relativamente ao mesmo junto dos responsáveis pelo seu desenvolvimento. Ao tomar conhecimento que a solução iria ao encontro das suas necessidades de descentralização e de aumento da mobilidade da sua força de trabalho, não tardou em solicitar a sua implementação.

 

Citri CITRI - Centro Integrado de Tratamento de Resíduos Industriais, S. A
 

O contexto e a necessidade

O tratamento de resíduos é uma atividade complexa e cara. Para ficarmos com uma ideia dos custos envolvidos, basta dizer que o CITRI já investiu na sua unidade de receção de resíduos entre 12 a 13 milhões de euros. Para além dos custos, existe uma grande complexidade inerente à própria atividade. O CITRI possui nas suas instalações um aterro controlado (com duas células onde são depositados os resíduos que não podem ser reutilizados ou reciclados), um laboratório para análise de águas e resíduos e uma unidade de osmose inversa para tratamento de lixiviados.

 

O CITRI possui ainda uma plataforma de triagem onde são separados os resíduos reutilizáveis ou recicláveis, que geralmente não são segregados pelo produtor. Os resíduos triados são posteriormente enviados para destinos de recuperação autorizados. Uma empresa deste tipo está obrigada a fazer análises diárias às águas que saem dos aterros, sendo que existem diversos furos à volta dos mesmos para a recolha de amostras destinadas a análises laboratoriais.

 

Para além da realização de todas estas operações sensíveis, a complexidade do negócio do CITRI advém de um fator particular: funciona um pouco ao contrário do que acontece com os negócios ditos tradicionais. Por exemplo, em qualquer negócio, os fornecedores de matéria-prima são credores. No caso da gestão dos resíduos, os fornecedores pagam para se livrarem dos mesmos. Paralelamente, quando o CITRI encaminha resíduos recicláveis para outras indústrias, pode ter de pagar para que estes sejam recebidos. Isto significa que o centro recebe dinheiro de quem lhe fornece a matéria-prima (resíduos industriais) e paga (eventualmente) a quem lhe fica com os produtos recicláveis depois de estarem devidamente triados. Dito isto, o CITRI deparou-se assim com dois tipos de necessidades intimamente ligadas e de resolução premente:

  • Atingir níveis de rentabilidade elevados para suportar os altos custos deste negócio e para fazer concorrência aos aterros públicos;
  • Encontrar um sistema de gestão do tipo ERP (Enterprise Resource Planning) que lhe permitisse gerir um negócio atípico, desde o pedido do fornecedor de resíduos, até à notificação das autoridades públicas relativamente aos resíduos recebidos e encaminhados (um processo bastante burocrático), sem esquecer a gestão da atividade corrente da própria empresa.

 

A solução

Através da adoção do ERP Decisor, o CITRI passou a contar com um sistema de gestão global, estável e integrado, construído para responder às necessidades específicas da gestão de resíduos. Todo o ciclo de vida das operações que lhe são inerentes passou a estar automatizado, desde que o pedido do fornecedor de resíduos é efetuado, até à notificação das autoridades públicas relativamente aos resíduos recebidos e encaminhados. 


Alguns módulos já existentes foram adaptados às particularidades do negócio do CITRI, e outros foram criados de raiz para melhor responder às necessidades. Deu-se assim a adaptação de um ERP nacional a uma área bastante particular, algo que dificilmente seria conseguido com soluções análogas de caráter internacional, ou com equipas técnicas menos experientes e menos flexíveis. 


De uma forma sintética, aliou-se a visão e conhecimento do ramo por parte dos responsáveis e consultores do CITRI (que definiram os requisitos) às capacidades de desenvolvimento da unidade de negócio responsável pelo Decisor. 


 Para além de efetuar a gestão global do negócio, chegando mesmo a incluir a gestão da informação da vertente laboratorial, e de reduzir a complexidade inerente a algo que é complexo por natureza, o sistema conta com muitos outros atributos, sendo a facilidade de utilização um deles. Um bom exemplo disso é o facto de atualmente serem os próprios empregados da portaria do aterro (tipicamente não familiarizados com os meios informáticos) a controlarem as receções de resíduos com base em informação do sistema. Para além dos elogios dos colaboradores do CITRI, deve sublinhar-se que a solução tem recebido várias palavras de apreço por parte dos próprios clientes (fornecedores de resíduos) da empresa, bem como dos seus auditores. 

 

Vantagens do Decisor para o CITRI

  • Orientação específica para a Gestão de Resíduos;

  • Redução da complexidade inerente à gestão de um negócio que é complexo por natureza e que funciona de forma algo atípica em relação aos negócios ditos tradicionais;

  • Adaptação de uma solução de software às particularidades e necessidades específicas da empresa e não o contrário;

  • Automatização de todo o ciclo de vida do negócio da gestão de resíduos (desde o pedido do fornecedor de resíduos, até à notificação das autoridades públicas relativamente aos resíduos recebidos e encaminhados), sem esquecer as áreas mais clássicas, como a contabilidade e a gestão financeira da empresa;

  • Maior estabilidade a nível do sistema informático;

  • Maior produtividade trazida pela automatização dos circuitos informacionais;

  • Maior alívio da carga burocrática característica do negócio da gestão de resíduos;

  • Facilidade de utilização, mesmo por parte dos colaboradores que não estão familiarizados com meios informáticos.

  

Razões para a escolha do Decisor

Foram vários os motivos que fizeram com que a escolha do CITRI recaísse sobre o Decisor. Um deles foi o facto de, inicialmente, quando surgiu a ideia do CITRI, se ter pensado numa solução espanhola que segundo o diretor geral da empresa, Mário Santos, se revelou incapaz de gerir um negócio deste tipo. Uma das carências rapidamente notada foi, por exemplo, a falta de integração entre a base de dados e a contabilidade.

 

Além disso, esta não respondia a várias especificidades do negócio. Por conseguinte, como já existia um grande conhecimento das potencialidades do Decisor no seio do Grupo Sapec e como se sabia que este tinha uma versatilidade surpreendente na resposta às solicitações do negócio, foi possível tornar real uma solução específica capaz de se adaptar às necessidades do negócio da gestão de resíduos e de fazer frente à volatilidade da legislação do setor. Foi o Decisor a adaptar-se ao CITRI e não o contrário, como muitas vezes acontece. 

 

Carmona Carmona - Sociedade de Limpeza e Tratamento de Combustíveis, S. A.
 

O contexto e a necessidade

O Grupo Carmona inclui várias empresas que estão envolvidas em áreas de negócio cada vez menos estanques e mais concorrenciais e cuja gestão apresenta um elevado índice de complexidade. Não é, portanto, de estranhar que o Grupo sentisse a necessidade de contar com uma solução altamente flexível que lhe permitisse gerir de forma centralizada as suas diferentes empresas e áreas de negócio. Esse facto explica-se, em grande parte, pelo crescimento do Grupo a nível de volume de negócios, número de empresas e áreas de atuação.

 

Este conjunto de fatores despoletou assim novas necessidades de gestão, incluindo o acesso a informação online, consolidada e multidimensional. No entanto, para além da automatização e integração da informação, há um fator que se apresenta como incontornável: qualquer solução a adotar teria de estar preparada para a especificidade do negócio do grupo - a Gestão Global de Resíduos e Limpezas Industriais - bem como as evoluções legislativas do setor.

 

A solução

Como solução modular integrada, o Decisor possui uma verticalização denominada Decisor-Ambiente. Através da implementação deste módulo nas várias empresas que o compõem, o Grupo Carmona pôde finalmente tratar de forma adequada as suas diferentes áreas de negócio, obter alinhamento relativamente às evoluções legislativas do setor, e fazer face às necessidades de gestão de informação manifestadas pelos responsáveis do Grupo.

 

O Grupo Carmona encontrou assim uma solução global de gestão que lhe permite lidar de forma adequada com as especificidades do setor ambiental, simplificar o trabalho dos gestores e aliviar os utilizadores do fardo inerente aos processos burocráticos.

 

Através da solução Decisor-Ambiente o Grupo Carmona passou a poder efetuar eficazmente todo um conjunto de ações indispensáveis ao bom funcionamento da sua atividade, nomeadamente:

  • Controlar todo o processo de aceitação de resíduos;
  • Registar e controlar todo o processo de receção e consequente faturação;
  • Controlar as várias formas de expedição de resíduos originadas pela venda do resíduo tratado ou transformado;
  • Controlar e acompanhar o encaminhamento de resíduos para outros centros;
  • Obter informação estatística e de planeamento;
  • Rastrear contentores, viaturas e motoristas;
  • Definir preçários para as diferentes relações de acondicionamentos e resíduos.
Estas são apenas algumas das ações disponibilizadas pelo Decisor-Ambiente ao Grupo Carmona que para além de constituir uma plataforma altamente flexível de gestão de resíduos, provou ser a solução de que o Grupo necessitava para centralizar o seu universo empresarial.   

  

Vantagens do Decisor para o Grupo Carmona

  • Simplificação e centralização da gestão das várias empresas do Grupo e consequente diminuição da complexidade;
  • Acesso facilitado a informação consolidada e multidimensional;Acesso a informação estatística e de planeamento;
  • Maior alinhamento relativamente às evoluções legislativas do setor;
  • Maior eficácia na gestão de resíduos e maior facilidade em lidar com as especificidades do setor ambiental;
  • Maior rastreabilidade de contentores, viaturas e motoristas;Alívio do fardo inerente aos processos burocráticos.
       

Razões para a escolha do Decisor

O Decisor-Ambiente apresentou-se como a solução mais adequada às necessidades do Grupo Carmona enquanto conjunto de empresas inseridas no setor ambiental. O Decisor foi considerado não só o produto que melhor se adequava às necessidades do Grupo a nível da centralização do negócio e do acesso a informação consolidada e multidimensional, mas também aquele que melhor respondia às especificidades inerentes à gestão de resíduos.